我们实际上花了多少时间在经常性的任务上?(研究2021)

目前的研究显示,多达90%的员工经常被无聊的重复性任务所累。以下是员工在这些重复性工作上花费的时间,公司因此损失的金钱,以及你能做些什么来解决这个问题。

我们实际上花了多少时间在重复的任务研究中

什么是重复任务?

重复任务(也称为重复或例行任务)是指在一定的基础上有重复趋势的活动,无论是在整体上还是在不同程度上。

一些经常性任务以常规时间间隔进行。

因此,他们可以每小时、每天、每周或每月重复一次。例如,你可以每天查看收件箱并回复电子邮件,每周参加团队或部门的会议。

其他重复的任务更有可能在“需要时”需要重复。

例如,每次贵公司欢迎新雇用时,您的人力资源部门都需要重复员工的奴役过程。此外,您的客户支持团队通常需要回复相同或类似的用户问题和请求。

一些重复的任务也可能与某些类型的活动和任务联系在一起。例如,每个新项目可能需要类似的数据操作模式,包括数据输入、搜索数据和组合来自多个数据源的数据。

重复任务有一个副类别 - 重复任务,即某人已经完成的任务。根据缺乏清晰度的裁决缺乏清晰,经常会发生重复的任务是应该讨论什么。

重复性的任务通常被认为是单调的、低层次的任务,可以更好地组织起来,以便为更高价值的任务留出更多的时间。

你花了多少时间在重复的任务上?

根据Asana的报告,工作指数的剖析,人们在工作场所花费约60%的时间,就涉及的“关于工作”的工作场所:

总共,重复的任务是代价的企业尽可能多每年有19个工作日- 这是一名员工的号码。

有趣的是,Asana的报告显示,人们认为他们花在这些重复任务上的时间几乎是前者的两倍,只占他们时间的35%。

现在,这些只是全球平均水平。结果进一步表明,各国的时代人认为他们花在重复的低价值任务范围内,从澳大利亚和新西兰的41%到日本的28%。

花费在重复任务数据上的时间

与60%的时间相比,在“关于工作的工作”上,ASANA研究的受访者声称他们只花了27%的时间在他们接受过的任务上,他们首先培训并雇用。

全球范围内,人们每周花在重复任务上的平均时间是4小时38分钟,约占人们工作时间的10%。从单独的角度来看,这似乎不是很多时间,但是,它最终会导致每年损失219个小时去完成别人已经完成的任务。

在世界各地,这些数字范围从德国每周每周5小时9分钟到2小时,每周在日本每周56分钟。

花费在重复任务数据上的时间

公司因重复的任务而丢失多少钱?

现在,让我们给失去的时间贴上价格标签。

让我们先从美国员工在加州公司获得最低工资这至少雇佣了26名工人(13美元)。

这个员工每年在重复的任务上损失227,5个小时(每50周4小时55分钟,不包括2周的假期)。

每年亏损2,957.5美元。

现在,这个金额似乎似乎很高。

但是,如果这家公司雇佣了500名拿最低工资的员工,这个数字很快就会增加到每年将近148万美元的不必要损失。

而且,这些只是一个公司的数字,而且只是针对重复的任务。

一项研究显示,总体而言,美国经济的损失与美国经济的损失相当1.8万亿美元每年在不同类型的重复任务上。

如果我们考虑到其他国家的500名员工的公司,这些数字是如何累积起来的每个国家的最低时薪他们预期的工作周数:

国家 预计每年工作周数 最低每小时工资
德国 47. 11.03美元
澳大利亚 48. $ 13.56.
新西兰 48. 12.35美元
英国 46.4 10.95美元
我们(CA) 50. 13美元
日本 50. 7.15美元
花费在重复任务数据上的时间

我们的计算结果显示,一家拥有500名员工的澳大利亚公司每年损失近165万美元,而一家员工人数相同的新西兰公司仅在重复工作上就损失了150多万美元。

即使在规模的下端,这种损失也仍然是日本457,600美元,英国约为128万美元。

这还只是针对拿最低工资的员工。

这些数字被预计对其他人更高赔偿计划以及其他类型的重复性任务。

你在重复的电子邮件和不必要的会议上输了多少时间(和金钱)?

对于很多专业人士来说,电子邮件和会议是最常见的例行任务类型。

根据麦肯锡公司的分析在美国,你工作时28%的时间都花在阅读、写作和回复邮件上。这转化为周围2.5小时或每天200封邮件《福布斯》引用的一项研究表明。最终,你每年花在收件箱管理上的时间就达到625个小时。

当然,一些电子邮件通信是必要的。

但是,福布斯引用的同一项研究显示,200封邮件中有144封是重复抄送和bcc。也就是说,你每天花1.8个小时,每年花450个小时在不必要的通信上(72%)。

一个普通的美国人每小时27.16美元,这是12,222美元浪费在重复电子邮件中。在雇用500名工人的公司,这个数字每年上升到610万美元。

谈到会议时,一个信息图表AskCody显示人们每周花5小时3分钟参加他们,每周花4小时15分钟准备他们。

当然,把这些时间花在富有成效的会议上是值得的。然而,美国经济每年仍因不必要的、毫无成效的会议损失约370亿美元,这些会议每月占用近23个小时(37%)。以同样的平均时薪计算,一名员工每年的时薪为7,496.16美元,每500名员工每年的时薪接近375万美元。

最终,这些数字仍可能显着变化 - 尽管高达会议与会者的63%跟踪他们的会议时间在美国,只有约33%的人跟踪自己花在收件箱管理上的时间。这就留下了很多潜在的未记录的时间。

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您在数据操作上损失了多少时间(和金钱)?

当涉及到数据操作时,凯伊特2018年销售生产率调查结果显示,单是销售代表就浪费了大约52%的时间来寻找信息。这种时间延迟源于它们需要的不同数据通常是:

此外,尽可能多地回复Kiite的调查的一半公司承认他们使用多个文件存储库,这可能会导致搜索时间增加。或者,他们只是通过电子邮件分享所需的内容,每次有人需要它 - 这最终转化为一遍又一遍地操纵相同一组文档的时间。

2018年,终极创建了美国最糟糕流程的权威指南,这对美国跨越了几个不同行业和行业部门的一名全职员工进行了调查,关于他们的数据操纵经验。根据本指南,员工遇到了麻烦:

  1. 定位文件 - 49%
  2. 获得批准请求和共享文件- 43%
  3. 拉动和查找销售数据 - 41%
花费在重复任务数据上的时间

而且,2012年IDC白皮书该调查调查了1200名IT专业人士和信息工作者,发现他们平均每周花4.5个小时来找文件。如果他们没有找到他们要找的东西,这些专业人员仍然需要重新创建系统中已经存在的数据。

2012年麦肯锡的报告显示员工每天花费1.8小时搜索和收集信息。这个时间换算成每周9小时或每年450小时。对于一家拥有500名员工、平均工资为7.5万美元的公司来说,仅仅是搜索和收集信息每年就损失了将近169亿美元——这本来可以通过实施更好的数据系统来避免。

在其他方面,重复的工作让公司赔钱

常规任务与失去金钱之间的相关性超出了您丢失的清洁时间一遍又一遍地执行相同的任务。即,重复也使公司间接损失金钱,导致日常工作流出问题。

它会扼杀创造力、生产力和积极性

例行公事常常使员工感到无聊、受限制、沮丧,甚至烧坏,而且还扼杀了他们的创新驱动在这个过程中。这些问题可能会使员工很难从他们的工作中发现和创造有意义的价值。

根据Julio塞维利亚这位佐治亚大学(University of Georgia)的市场营销学教授说,任务并不一定要特别重复和枯燥才能产生这种效果。也就是说,仅仅是想到要在未来完成当前的任务就足以让你对当前的任务感到满足。这可能会使我们的生产力和积极性从一开始就急剧下降。

它增加了人为错误的可能性

一篇研究论文压力,重复,疲劳和工作环境对制造业人为错误的影响表明,在较长的时间段内重复相同的运动(您可以在装配线中找到的那些)可以导致员工感到疲倦。

根据一项试点研究阿姆斯特朗等人在美国,即使是习惯于执行需要重复动作的任务的制造业工人,当他们的经理敦促他们更快地完成任务时,仍然容易犯错误。

此外,当员工不得不一遍又一遍地执行同样的任务时,他们的思维最终会漂移,他们开始工作时甚至不去想他们在做什么。

由于员工希望更快地完成任务,并转向需要他们使用解决问题的技能的更有挑战性的任务,他们可能不会仔细检查他们的日常工作,这增加了合规问题的风险。

它会增加员工脱离和不满

重复的任务可能导致更低员工满意度和参与

根据盖洛普,这种脱离和不满意的员工有:

最后,这些百分比转化为一个员工年薪的34%。例如,年薪为7.5万美元的员工每年将花费公司25500美元(7.5万美元x 0.34)。

对于一家拥有500名员工的公司来说,这相当于每年1250万美元。

更糟糕的是,脱离和不满的员工更有可能离开他们的工作岗位,这导致更多需要新员工的费用引发。

它导致较差的工作质量

这一点与前一点直接相关。

总的来说,我们可以得出结论,员工生产力、积极性和创造力的下降很可能导致敬业度和满意度的下降,以及人为错误的增加。

最后,他们将不可避免地导致较贫穷的人表现而工作质量,这很可能导致客户和客户的不满意,甚至可能是公司声誉的损失。

如何处理重复性任务?

重复性任务的问题主要来自于混乱和重复做同一组任务带来的无聊。这就是你解决问题的出发点。

最大化清晰度

重复任务的最大原因之一是任务所有权和期限的问题。

当您的团队成员不确定每个人都应该在工作中,有几个可能采取相同的任务,并在一些任务中创建重复努力,同时忽略其他任务。

所以,对于管理者和团队领导者来说,最好确保你总是能明确谁应该做什么以及何时完成任务。

这个简单的前奏会让你的团队了解他们的职责和义务,以及他们执行这些任务的时间框架。反过来,这将大大有助于更好地组织任务和资源的最大化。

最大化协作和沟通

当然,可能是经理没有把任务分配给团队成员,但最终导致重复任务的是团队无法正确沟通和协作。

毕竟,传播更多的团队成员更容易在同一任务上工作时意识到。

最大化协作的关键在于:

  • 促进清晰,不断的沟通
  • 使用正确的协作工具
  • 练习业务单位之间的交叉功能合作
  • 离线或在线练习团队建设游戏
  • 不要认为任务会重复

    Shankar Vedantam,NPR社会科学记者报道他对塞维利亚教授的实验进行了分析,该实验研究了相信未来必须重复当前任务会让你更快地对当前任务感到满足的可能性。

    他对这个问题做出了宝贵的建议。

    即,想象,感知的重复任务不会在将来重复(即使这不是真的)足以让您感觉不太满足于现在的上述任务。

    这个想法的一个很好的说明是一个母亲,他每天晚上都必须阅读同样的睡觉故事。简单地想象你会说服你的女儿在明天听取不同的睡前故事,足以让故事对你来说不那么无聊,尽管必须在现在第50次阅读它。

    同样可以应用于在工作场所重复任务。如果您今天有一座后续电子邮件,请不要思考明天您可能需要编写相同数量的后续电子邮件。一天一次拿走它。

    排除你能排除的

    我们已经讨论过电子邮件、会议和数据处理有时是不必要的重复任务。

    一些有用的提示由哈佛商业评论可以帮助您停止电子邮件过载:

  • 首先,不要回复每一封邮件。例如,不要浪费时间发送一个字的信息,这不会增加任何价值的对话。
  • 避免使用“回复所有”选项,除非谈话中的每个人都需要参与到你的讨论中来。
  • 对于可能需要频繁回复的更大的决定,可以通过电话、视频聊天或面对面的方式进行对话。
  • 当谈到会议时,管理团队可以评估是否所有的定期会议都是必要的,是否所有的定期与会者都是真正重要的参加。

    在这种评估的结果中,你可能会发现初级设计师在开发团队的日常会议中所能提供的有意义的贡献很少,他们应该参与进来。

    或者,也许你会发现你的销售团队不需要每天例会,而需要每周例会。

    当谈到人们在搜索信息时丢失的时间时,答案很简单。只需将文档存储库的数量限制在1到2个,以避免错误放置或将重要文档分散在多个地方。

    在工作中实现快捷方式

    当没有办法绕过重复的工作时,处理的最佳方法是尽可能多地使用快捷方式。

    键盘快捷方式很大重复性劳损这来自重复鼠标点击。

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    各种模板,例如时间阻止模板待办事项清单模板是一个很好的解决方案,可以帮助您更快地组织工作。

    你也可以通过依赖现成的邮件提示。一些职业,比如客户支持专家,可以从创建自己的电子邮件模板和解决问题的存储库中获益,因为很多用户的请求可能会重复。

    可以自动化重复的任务

    根据麦肯锡公司的另一项研究在美国,大约60%的职业中至少有30%的活动是可能的自动化

    据其中一个说Statista概述,人们通过各种操作福利连接自动化,包括:

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    但是,尽管自动化带来了好处,但它也带来了争议——对失业的担忧。

    事实上,最近的一份职业分析国家统计局(ONS)表明,英格兰的约150万个工作岗位仅为从人类转移到AI的高风险。

    然而,经济专家经常指出,自动化在过去并没有引发大规模失业(从工业革命而且,这种担忧在未来也不太可能引发。

    此外,一个经济政策研究所报告提出自动化和新技术可以通过以下几个相互关联的方式帮助创造新的工作和机会:

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    www.yabo.11vip时钟是一个免费的团队时间追踪器这些特性可亚博的软件以极大地帮助您跟踪、识别重复性任务,并使其自动化,并在过程中节省时间和金钱。

    跟踪重复的任务

    谈到跟踪使用频率的经常性任务时,您将能够通过以下方式执行:www.yabo.11vip

    1. 跟踪你工作的时间,用计时器
    2. 手动添加时间,用于追溯或未来的转让
    3. 添加的时间一个简单的时间表

    要确定你花在重复任务上的确切时间和分钟,只需用建议的方法之一跟踪时间。

    当你想在一天、一周、一个月或任何其他时间结束时分析你的结果时,只要去看报告部分应用程序。

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    在那里,您将能够分析,自定义和分享您的时间跟踪数据,以及确定您目前在不必要的重复工作上支出的确切时间,但可以在将来分配给更高价值的工作。

    从您的工作流中删除重复的工作

    您还可以通过明确的任务分配系统消除团队中的重复工作,允许团队成员跟踪时间(例如,有效地工作)分配给他们的任务

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    您还可以选择让整个团队一目了然地看到谁当前在做什么仪表板部分应用程序。

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    促进工作安排

    除了任务归属的问题,Clockify还可以帮助你解决另一个导致员工因不必要的重复性任务www.yabo.11vip而拖延的问题,而不是把注意力集中在高价值的工作上——截止日期。

    您可以为每个项目及其单独的任务设置一个评估,然后通过比较跟踪团队是否按照计划进行估计的时间根据到目前为止的实际时间。

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    这样,团队成员可以决定它们是否按时或需要加速。此外,Team Manager可以决定是否需要推回截止日期。

    使批准更容易

    一旦团队在一段时间内完成了项目的工作,就不需要等待他们跟踪时间和工作的任务的批准。团队成员可以提交他们的完成的时间表供批准,管理员可以立即批准它们,然后单击。

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    通过模板加快工作

    如果你的项目总是需要相同类型的任务(例如,开发,设计,内容,管理,研究),你可以创建一个带有上述任务集的项目,然后将该项目设置为模板

    稍后,您可以为将来的项目实施上述项目模板,并且始终拥有相同的任务,可以工作和跟踪时间,从而从复杂的设置时间保存自己。

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    计时表也是一样——如果你在几周的时间里都在做相同的项目和任务,你可以创建一个计时表模板,里面有这些项目和任务。

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    然后,您将能够轻松地激活每个新星期的时间表模板,并根据需要填写它。

    自动化时间跟踪

    Mac用户能够看到他们在不同的应用程序和网站上花了多少时间www.yabo.11vipClockify的自动时间跟踪

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    后来,您将能够在视觉生产率时间表中分析您的时间,以显示应用程序和网站大部分时间的时间。